A számlázás és az elektronikus számlázás működése az előttünk álló években alapvetően át fog alakulni. A ViDA (VAT in the Digital Age) csomag ugyanis a teljes számlázási logika újragondolása. A hangsúly fokozatosan a hagyományos számlaképről a gépileg feldolgozható adatalapú működésre helyeződik át, amely a számlázó programokat, a számlakibocsátás útját, a számlabefogadási folyamatokat, valamint a könyvelési és pénzügyi rendszereket is közvetlenül érinti.
A ViDA csomag egyik legfontosabb eleme a kötelező elektronikus számlázás és a digitális adatszolgáltatás kiterjesztése az Európai Unión belüli B2B ügyletekre. A változások célja az egységesebb, gyorsabb és automatizáltabb adatkezelés, valamint az áfacsalások visszaszorítása. A jelenlegi folyamatokhoz képest lényeges különbséget jelent, hogy a jövőben a számla elsődlegesen nem emberi olvasásra készülő dokumentumként, hanem strukturált adatállományként működik majd.
A ViDA reformcsomagot az Európai Unió 2025-ben fogadta el, és a változások fokozatosan, több ütemben lépnek hatályba 2030-ig, illetve egyes területeken 2035-ig. A szabályozás része a valós idejű digitális adatszolgáltatás, az elektronikus számlázás egységesítése, valamint az EU-n belüli adózási folyamatok harmonizálása. A kötelező e-számlázás minden B2B ügylet számlázási és feldolgozási rendjét átalakítja, ezért a vállalkozásoknak és könyvelőknek már most fel kell készülniük az új működési modellre.
Az elektronikus számla új értelmezése
Jelenleg sok vállalkozás már a PDF-formátumban kiállított és elektronikusan továbbított számlát is e-számlának tekinti, az új szabályozás azonban ennél jóval összetettebb működési modellt vetít előre. A jövőben a számla elsődlegesen nem vizuálisan értelmezhető dokumentumként, hanem szabványosított, gépileg feldolgozható adatstruktúraként jelenik majd meg. A jövőben a számlaadatokat a rendszerek emberi beavatkozás nélkül tudják fogadni, feldolgozni és könyvelni. Felmerül a kérdés, hogy hosszabb távon eltűnhetnek-e a hagyományos számlaképek. A szakmai és technológiai irány jelenleg valóban ebbe az irányba mutat. A számla vizuális megjelenése ettől még megmaradhat, de várhatóan másodlagos szerepe lesz.
Mit jelent a gyakorlatban a gépileg feldolgozható adatstruktúra?
A gépileg feldolgozható számla nem egyszerűen egy elektronikusan továbbított dokumentum. A rendszer lényege, hogy a számlaadatok meghatározott szabvány szerint, strukturált formában kerülnek továbbításra. Ez teszi lehetővé, hogy a fogadó rendszer automatikusan felismerje például:
- a partner adatait,
- az áfakulcsot,
- a teljesítési időpontot,
- a fizetési határidőt,
- a számlatételeket,
- valamint a könyveléshez szükséges adatokat.
Az Európai Unióban az elektronikus számlázás műszaki és adattartalmi követelményeit az EN 16931 szabvány határozza meg, amely egységes szerkezetben rögzíti az elektronikus számlák kötelező adatelemeit és adatstruktúráját. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a számlázó programoknak, ERP rendszereknek, könyvelőprogramoknak és vállalatirányítási rendszereknek is támogatniuk kell majd ezeket a struktúrákat.
PEPPOL – az új számlázási infrastruktúra
A PEPPOL egy nemzetközi elektronikus dokumentumcsere-hálózat, amely szabványosított módon teszi lehetővé az elektronikus számlák és egyéb üzleti dokumentumok továbbítását. A PEPPOL rendszer egyik legfontosabb előnye, hogy egységes kommunikációs szabványt biztosít a különböző országok és vállalatirányítási rendszerek között.
ViDA és kötelező e-számlázás – hogyan alakul át a vállalkozások számlázási rendszere?
2026. június 10-i szakmai napunk célja, hogy bemutassa a ViDA jelentette kihívásokat, a magyar implementáció jelenlegi irányait, valamint segítséget adjon a döntéshozóknak és könyvelőknek a felkészüléshez. Előadónk, Czöndör Szabolcs, a NAV Központi Irányítás Adószakmai Innovációs Főosztályának főosztályvezetője a ViDA csomag várható hatásait, valamint a kötelező elektronikus számlázás gyakorlati működését mutatja be.
Az alábbi kérdésekre biztosan választ kapnak a résztvevők:
- Mit jelent a gyakorlatban a ViDA csomag?
- Hogyan fog működni a minden B2B ügyletre kiterjedő kötelező elektronikus számlázás?
- Valóban háttérbe szorulhatnak-e a hagyományos számlaképek az adatalapú működés miatt?
- Milyen követelményeket támaszt a gépileg feldolgozható adatstruktúra?
- Hogyan alakulnak át a számlakibocsátási és számlabefogadási folyamatok?
- Milyen szerepet kap a PEPPOL a jövő számlázási rendszerében?
- Hogyan változnak meg a számlázó programok és a pénzügyi-számviteli folyamatok?
- Mire kell már most felkészülniük a vállalkozásoknak és könyvelőknek?
A számlázó programok szerepe teljesen átértékelődik
A jelenlegi számlázási gyakorlatban sok vállalkozás számára a számlázó program elsődleges feladata a számla kiállítása és archiválása. A jövő számlázó rendszereinek viszont képesnek kell lenniük:
- strukturált elektronikus számla előállítására,
- szabványos adatstruktúrák kezelésére,
- valós idejű vagy közel valós idejű adatkapcsolatok biztosítására,
- digitális adatszolgáltatás teljesítésére,
- valamint a számlaadatok automatizált továbbítására.
A változások miatt a számlázó program és a könyvelési rendszer közötti kapcsolat is szorosabbá válik.
Hogyan alakulnak át a számlabefogadási és könyvelési folyamatok?
A strukturált számlaadatok lehetővé teszik az automatizált feldolgozást, amely jelentősen csökkentheti a manuális adatbevitel szükségességét. A könyvelési rendszerek a jövőben egyre nagyobb arányban közvetlenül a strukturált számlaadatokból dolgozhatnak. Ez gyorsabb feldolgozást, kevesebb adminisztrációt és kisebb hibalehetőséget eredményezhet, ugyanakkor új elvárásokat is támaszt a vállalkozásokkal és a könyvelőkkel szemben.
A számlabefogadási folyamatokban például egyre nagyobb szerepet kap:
- az automatikus adatellenőrzés,
- a rendszerkapcsolatok kezelése,
- az adatminőség,
- valamint az egységes adatstruktúrák használata.
Mire kell már most felkészülniük a vállalkozásoknak?
Bár a kötelező e-számlázás teljes rendszere fokozatosan épül ki, a vállalkozások számára már most aktuális a felkészülés. A változások egyszerre érintik a vállalkozások informatikai rendszereit, számlázási és könyvelési folyamatait, valamint a belső adatkezelési és működési szabályokat is. A felkészülés során célszerű áttekinteni, hogy a jelenlegi rendszerek képesek-e strukturált e-számlák kezelésére, támogatják-e a jövőbeni adatkapcsolatokat, illetve alkalmasak-e az automatizált adatfeldolgozásra.