Elektronikus számlázási útmutató

Az elektronikus számlázás egyre szélesebb körben válik a vállalkozások mindennapjainak részévé, miközben a jogszabályi követelmények teljesítése és a megfelelő archiválás továbbra is számos gyakorlati kérdést vet fel. Az elektronikus számlák kibocsátására, befogadására és megőrzésére vonatkozó előírások mellett 2025. július 1-jétől az energiaszolgáltatók számára kötelező elektronikus számlázás is új feladatokat jelent a vállalkozások számára.

Az elektronikus számlázás és archiválás jogkövető gyakorlata című kiadványunk célja, hogy összefoglalja az elektronikus számlázás legfontosabb szabályait, valamint gyakorlati megközelítésben mutassa be az elektronikus számlák kibocsátásával, befogadásával és archiválásával kapcsolatos legfontosabb kérdéseket. Részletezzük az elektronikus számla fogalmát, a jogszabályi követelményeket, a partnerek közötti megállapodás szerepét, az alkalmazható technológiai megoldásokaz, az elektronikus számlák befogadásának és megőrzésének szabályait, továbbá a számlakibocsátók és számlabefogadók felelősségét, valamint a leggyakrabban felmerülő gyakorlati kérdéseket is. 

Az alábbi táblázatban Az elektronikus számlázás és archiválás jogkövető gyakorlata című kiadvány főbb témaköreit gyűjtöttük össze.

 

  

 

A partnerek közötti megállapodás szerepe — miért kell rá gondolni? 

Az elektronikus számlázás egyik fontos kérdése, hogy milyen feltételekkel fogadhatja be a vevő az elektronikus számlát. A vevő beleegyezése jogi szempontból fontos garancia, ugyanakkor – az EDI (Electronic Data Interchange, magyarul elektronikus adatcsere) kivételével – a jogszabály nem ír elő kötelező írásbeli megállapodást. Az elfogadás hallgatólagosan is megtörténhet, például ha a vevő kifizeti az elektronikus úton megküldött számlát. Ha a vevő elfogadta az elektronikus számlázást, ez a beleegyezés később visszavonható, és az eladó még nem köteles minden egyes számlát elektronikusan kiállítani. 

Miért érdemes mégis írásban megállapodni? 

Bár az írásbeli megállapodás nem kötelező, jelentősen csökkentheti a félreértések és a visszaélések kockázatát. Egyértelművé teheti a felelősségi köröket, az elfogadott számla formátumokat és továbbítási módokat, valamint megkönnyítheti az automatizált számlafeldolgozást. A megállapodásban célszerű rögzíteni:

• az elektronikus számlázás technikai és adatvédelmi feltételeit,
• az archiválásért viselt felelősséget,
• az eredet hitelességének és az adattartalom sértetlenségének biztosítására alkalmazott megoldásokat,
• a hibakezelés és a vitás esetek rendezésének szabályait,
• a technikai és folyamati változások kezelésének módját.

Különszámunkban A partnerek közötti megállapodás szerepe témában az alábbiról is olvashat:

• Archiválás - fontos megkülönböztetés
• Visszaélések és csalások elleni védelem

Milyen technológiákat lehet alkalmazni elektronikus számlázáshoz? 

Az elektronikus számlázás során alkalmazott technológia kiválasztásakor elsődleges szempont, hogy a vevő elfogadja az alkalmazott megoldást. A partnerek ugyanis meghatározhatják, milyen formátumban és technológiával kívánják fogadni az elektronikus számlákat. A megfelelő megoldás kiválasztásakor a számla formátuma, az adattartalom védelme, a továbbítás módja és a vevői visszaigazolás egyaránt fontos szempont. A számla továbbításának módját és a vevői visszaigazolás technikai megoldását ugyanakkor a jogszabályok nem írják elő, ezek alkalmazása elsősorban a felek megállapodásától vagy az adott iparág gyakorlatától függ. 

1. A számla megjelenése

• PDF: ember által olvasható forma, könnyen ellenőrizhető, nyomtatható.
• XML: gép által feldolgozható adatstruktúra, automatizált rendszerekhez ideális. Amennyiben a számlaadat-szolgáltatás jelenti az elektronikus számlát, akkor csak XML lehet.
• Hibrid (pl. PDF + XML): a kettő előnyeit egyesíti, mind emberi, mind gépi feldolgozásra alkalmas.

2. Az adattartalom védelme

• Elektronikus aláírás: hitelesíti, hogy a számla valóban a kibocsátótól származik, és a számla adattartalmát is képes hatékonyan védeni.
• Elektronikus aláírás + időbélyeg: bizonyítja, hogy az aláírás egy adott időpontban történt, és a dokumentum azóta nem változott.
• Hash kód: a dokumentum tartalmából képzett digitális lenyomat, amely egyszerűbb, de kevésbé formális biztonsági megoldás.
• Zárt rendszerű megőrzés: a számlákat olyan biztonságos rendszerben tárolják, ahol azok nem módosíthatók vagy törölhetők, a hozzáférések pedig naplózottak.

3. A számla továbbításának módja

• E-mail: a leggyakoribb, de kevésbé biztonságos megoldás.
• Webportál: a vevő egy portálon keresztül töltheti le a számlát.
• API kapcsolat: automatikus, rendszer–rendszer közötti adatkapcsolat.

4. A vevői visszaigazolás módja

• Webportál napló: a rendszer naplózza, hogy a vevő letöltötte vagy megnyitotta a számlát.
• API visszaigazolás: a vevő rendszere automatikus üzenetet küld a számla átvételéről.

Elektronikus számlázási kötelezettség 2025. július 1-től 

2025. július 1-jétől a villamosenergia- és földgáz-kereskedők, valamint az elosztók számára kötelezővé vált a vállalkozások részére történő elektronikus számlakibocsátás. A kötelezettség a lakossági fogyasztókra nem terjed ki. A kötelezettség alkalmazásakor azt kell vizsgálni, hogy a szerződés lakossági vagy nem lakossági kategóriába tartozik-e. 

Mit jelent ez a kötelezettség a gyakorlatban? 

Az elektronikus számlán ugyanazokat az adatokat kell feltüntetni, mint korábban, a különbség kizárólag abban áll, hogy a számlák elektronikus formában készülnek és kerülnek továbbításra. A legtöbb szolgáltató elektronikus aláírással ellátott PDF formátumot alkalmaz, ugyanakkor az elektronikus aláírás nem kötelező. A számla hitelességét és sértetlenségét más technikai megoldás is biztosíthatja, ezért a vállalkozások elektronikus aláírás nélküli, ugyanakkor a jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus számlával is találkozhatnak.

Mikor nem kötelező az e-számla? 

A módosítás nem minden számlakibocsátóra vonatkozik, még akkor sem, ha az adott vállalkozás villamosenergiát vagy földgázt értékesít. A kötelezettség kizárólag a törvényben nevesített kereskedők re és elosztókra terjed ki. Például, ha egy cég bérbead egy ingatlant, és a rezsiköltséget továbbszámlázza a bérlőnek, ez nem minősül elektronikus számlázásra kötelezett ügyletnek. Ugyanez igaz azokra az esetekre is, amikor az energiaszolgáltató más típusú szolgáltatást nyújt – például eszközöket értékesít vagy karbantartást végez. 

Kiadványunkban Elektronikus számlázási kötelezettség 2025. július 1-től témában az alábbiakról is olvashat: 

• Mikortól kell alkalmazni? 
• Hogy érdemes felkészülni a vállalkozásoknak? 

Hogyan őrizzük meg az elektronikus számláinkat? 

Az elektronikus számlákat elektronikus formában szükséges megőrizni Magyarországon. Az elektronikus számlák megőrzésének három fő követelménye van: 

• Olvashatóság és értelmezhetőség – a számla bármikor megnyitható és emberi szemmel elolvasható legyen. 
• Adattartalom védelme – az adatok ne változhassanak, ne sérülhessenek. 
• Biztonságos, hosszú távú megőrzés – ne lehessen könnyen törölni vagy elveszíteni. 

Lehetséges megoldások 

a) Archiválási szolgáltató igénybevétele

A legegyszerűbb út, ha egy erre szakosodott archiválási szolgáltatóra bízzuk a számlák megőrzését. Ez különösen akkor előnyös, ha:

• nagy mennyiségű számla érkezik,
• nincs saját informatikai infrastruktúra,
• vagy biztosítani kell a hosszú távú, hiteles megőrzést.

b) Saját archiválási szerver

A vállalkozás saját rendszerében is kialakíthat egy archiválási mappastruktúrát vagy szervert, ahol:

• a számlák és más bizonylatok biztonságos tárhelyen kerülnek megőrzésre,
• és rendszeres mentés is készül róluk.

Ez a megoldás nagyobb kontrollt ad, de megfelelő informatikai háttér szükséges hozzá.

c) Felhőalapú archiválás

Számos felhőszolgáltatás (pl. dedikált e-archiválási megoldások) képes megfelelni a magyar jogszabályoknak. Előnyei:

• bárhonnan elérhetők,
• automatikus mentést biztosítanak,
• és gyakran tanúsított adatbiztonsági háttérrel rendelkeznek.

 

Milyen felelőssége van a számlakibocsátónak az elektronikus számlázás során? 

Bár a számla befogadója is fontos szereplő, a jogszabályok szerint a fő felelősség a kibocsátót terheli. 

1. A számlázási szoftver jogszerű használata

A számlakibocsátó első és legfontosabb feladata, hogy olyan számlázóprogramot használjon, amely megfelel a magyar jogszabályoknak. Ez azt jelenti, hogy a szoftvernek képesnek kell lennie:

• a számla kiállítására,
• adattartalmának rögzítésére,
• az adatszolgáltatás automatikus teljesítésére a NAV felé.

2. A számla adattartalmának jogszerűsége

A kibocsátónak kell gondoskodnia arról, hogy minden számlán a törvényben előírt adatok szerepeljenek.

3. Számlaadat-szolgáltatás a NAV felé

Minden belföldi adóalanynak kiállított számláról adatot kell szolgáltatni a NAV Online Számla rendszerébe. Ez automatikusan történik a számlázóprogramon keresztül, de a felelősség továbbra is a kibocsátót terheli.

4. A megfelelő elektronikus számla létrehozása

Az elektronikus számla nem pusztán egy digitális fájl. Csak akkor tekinthető hitelesnek, ha megfelel a jogszabályban előírt technikai követelményeknek:

• garantált az eredet hitelessége,
• az adattartalom sértetlensége,
• és az olvashatósága.

Gyakorlati példák:

• Egy PDF számla elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátva teljesíti ezeket a követelményeket.
• Egy XML alapú számla esetén az aláírás helyett például hash kód használható.

5. A számla kibocsátása és kézbesítése

A kibocsátás pillanata az az időpont, amikor a számla a vevő részére elérhetővé válik – például amikor az e-mailt elküldik, vagy amikor a vevő a portálról letöltheti a dokumentumot. A kibocsátó felel azért, hogy a számla eljusson a címzetthez, és az olvasható, megnyitható legyen.

6. A számla megőrzésének biztosítása

A számlakibocsátó köteles gondoskodni arról, hogy a kiállított elektronikus számlákat a megőrzési időszak végéig biztonságosan tárolja. Ez azt jelenti, hogy a dokumentum:

• nem törlődhet,
• nem módosulhat,
• a teljes olvasható marad.

Hogyan lehet ellenőrizni egy elektronikus aláírást? 

Az elektronikus aláírást nem szükséges feltétlenül minden elektronikus számlánál elvégezni, elegendő mintavételes eljárást alkalmazni. Az elektronikus aláírás ellenőrzésére a következő informatikai megoldásokat használhatjuk. 

1. PDF olvasó használata 

Elektronikusan aláírt PDF-számla esetén az aláírás érvényessége egyszerűen ellenőrizhető PDF-olvasó programmal, például Acrobat Readerrel. A program jelzi, hogy az aláírás érvényes-e, valamint megjeleníti az aláíró személyét, a tanúsítvány adatait és az aláírás időpontját. Fontos, hogy a „nem ellenőrzött” vagy „érvénytelen” jelzés nem minden esetben jelent hibát, ezért szükség esetén célszerű megvizsgálni az aláírás részletes adatait is. 

2. Kormányzati Elektronikus Aláírás-Ellenőrzés Szolgáltatás (KEAESZ) 

A Kormányzati Elektronikus Aláírás-Ellenőrzés Szolgáltatás (KEAESZ) segítségével ellenőrizhető az elektronikus aláírások és időbélyegek érvényessége, valamint a dokumentum sértetlensége. A szolgáltatás az ellenőrzés eredményéről hiteles, letölthető igazolást készít. 

3. DSS DemonstrationWebApp 

A DSS DemonstrationWebApp egy tesztelésre és ellenőrzésre szolgáló webes alkalmazás, amely lehetővé teszi az elektronikusan aláírt dokumentumok érvényességének vizsgálatát. Bár nem hivatalos szolgáltatás, az elektronikus számlák aláírásának mintavételes ellenőrzésére megfelelő megoldást nyújt. 

Kiadványunkban mindegyik elektronikus aláírás ellenőrző programhoz részletes használati útmutatót talál!

Szükséges-e tárolni a hash kódot az archiválás során? 

Az archiválási szabályok szerint az elektronikus számlát és a hozzá tartozó hash kódot együtt kell megőrizni. Ez gyakorlatilag két külön fájl tárolását jelenti. Megoldás lehet például:

• a számla és a hash kód külön fájlként, egy könyvtárban történő tárolása,
• mindkettő egy tömörített fájlban történő elhelyezése.

A két fájl együttes megőrzése lehetővé teszi az adattartalom sértetlenségének későbbi ellenőrzését. Mivel a hash kód szöveges fájl, amely könnyen módosítható, eredetiségét és változatlanságát célszerű az Online Számla rendszeren keresztül ellenőrizni.

Kinek kell megőriznie az elektronikus számlát: könyvelőnek vagy vállalkozónak? 

Az elektronikus számlák megőrzéséért minden esetben a vállalkozás felel, ugyanakkor az archiválás történhet a vállalkozás saját rendszerében vagy külső szolgáltatónál, például a könyvelőnél is. Ha a könyvelő végzi az elektronikus számlák archiválását, erről külön megállapodást kell kötni, mivel ez nem számviteli, hanem adatmegőrzési szolgáltatásnak minősül. A megoldás kiválasztásakor érdemes figyelembe venni azt is, hogy a vállalkozás milyen gyakran és milyen módon szeretne hozzáférni az elektronikus dokumentumokhoz. 

Milyen előnyökkel jár az elektronikus számla befogadása? 

Az elektronikus számlák befogadása jelentős költségmegtakarítást és gyorsabb ügyintézést eredményezhet. A digitális feldolgozás egyszerűsíti a könyvelés és a jóváhagyás folyamatát, csökkenti a papíralapú adminisztrációt, valamint mérsékli a manuális adatbevitelből eredő hibák kockázatát. Emellett az elektronikus számlák archiválása és visszakeresése is egyszerűbb, a digitális dokumentumok pedig könnyen integrálhatók a könyvelő- és vállalatirányítási rendszerekbe.
Fontos ugyanakkor, hogy az elektronikus számlázás önmagában nem jelent minden helyzetben automatikus hatékonyság növekedést. A megfelelő eredményhez szükség van a vállalkozás folyamataihoz illeszkedő megoldások kiválasztására és a munkatársak megfelelő felkészítésére.

Az elektronikus számlázás tényét az adóhivatalnak szükséges bejelenteni? 

Az elektronikus számlázást nem kell és nem is lehet bejelenteni az adóhatóságnak. Az elektronikus iratok megőrzésének helyét ugyanakkor be kell jelenteni, ezért erre mind a számlakibocsátó, mind a számlabefogadó oldalon érdemes figyelmet fordítani. 

A NAV online számlázóból kinyomtatott papíralapú számlát elegendő a nav rendszerében megőrizni? 

A NAV Online Számlázó programjából kiállított papíralapú számlák elektronikus másodpéldányát 2024 októbere óta a NAV automatikusan, elektronikus aláírással ellátva őrzi meg, ezért ezek papíralapú megőrzésére nincs szükség. Ez a lehetőség kizárólag az Online Számlázó programból kiállított számlákra vonatkozik, más számlázóprogramok esetében a megőrzésről továbbra is a számlakibocsátónak kell gondoskodnia. Fontos, hogy az Online Számla rendszerbe teljesített adatszolgáltatás önmagában nem helyettesíti a számla archiválását. 

Vállalatirányítási rendszerbe elmentett elektronikus számlák megfelelő archiválásnak minősül? 

Az elektronikus számlák vállalatirányítási rendszerben történő tárolása önmagában nem minősül szabályos archiválásnak. Az archiválásnak biztosítania kell a dokumentumok hosszú távú, biztonságos megőrzését, visszakereshetőségét, hitelességét és sértetlenségét. Ha az ERP-rendszer rendelkezik olyan dokumentumkezelő modullal, amely megfelel az archiválási jogszabályoknak, akkor alkalmas lehet erre a célra, azonban ezt minden esetben a rendszer működése alapján kell megítélni. 

Külső adattárolón archiválhatom az elektronikus számláimat? 

A külső adattárolón történő tárolás önmagában nem minősül szabályos archiválásnak. Egy pendrive, külső merevlemez vagy hordozható SSD nem garantálja az elektronikus számlák hosszú távú biztonságos megőrzését, mivel a fájlok törölhetők, módosíthatók vagy elveszhetnek. Külső adattároló csak megfelelő szoftveres védelemmel és szabályozott archiválási eljárással alkalmazható. A megoldás kiválasztásakor nemcsak a jogszabályi követelményeket, hanem a vállalkozás saját működési igényeit – például a távoli hozzáférést vagy a többfelhasználós használatot – is érdemes figyelembe venni.

Kötelező akkreditált archiváló céggel megőrizni az elektronikus számlákat? 

Az elektronikus számlák megőrzéséhez nem kötelező minősített archiválási szolgáltatót igénybe venni. A számlák szabályos megőrzéséért minden esetben a vállalkozás felel, függetlenül attól, hogy saját maga vagy külső szolgáltató végzi az archiválást. A nem minősített szolgáltatók is megfelelhetnek a jogszabályi előírásoknak, ha biztosítják a dokumentumok hitelességét, sértetlenségét és olvashatóságát. A minősített archiválási szolgáltatók nagyobb jogbiztonságot nyújtanak.

Német partnernek kiállított számla esetén a magyar vagy a német elektronikus számlázási szabályokat kell betartani? 

A magyar vállalkozás által német partner részére kiállított számlára főszabály szerint a magyar számlázási szabályokat kell alkalmazni. Ettől eltérő helyzetet jelenthet, ha az értékesítés német áfa regisztráción keresztül történik, mert ebben az esetben a német szabályok szerint kell számlát kiállítani. A felek megállapodhatnak a számla elektronikus formátumáról, így akár német szabvány szerinti elektronikus számla is alkalmazható, amennyiben az a magyar jogszabályi előírásoknak is megfelel. Nemzetközi ügyletek esetén ezért célszerű előzetesen egyeztetni a partnerrel az alkalmazott számlázási megoldásról.

Az értékesítő elektronikusan és papíron is kibocsátja ugyanazt a számlát. A vevő oldalán melyiket kell hiteles számlának tekinteni? 

Ha ugyanarról az ügyletről papíralapú és elektronikus számla is készül, a hiteles számlának azt kell tekinteni, amelyet a felek megállapodása hiteles bizonylatként meghatároz. Ha a hiteles számla papíralapú, annak elektronikus másolata nem minősül hiteles elektronikus számlának, és önálló megőrzési kötelezettség sem kapcsolódik hozzá. A vevőnek egyértelműen el kell tudnia különíteni a hiteles elektronikus számlákat a papíralapú számlák elektronikus másolataitól. Ez nemcsak a megfelelő archiválás, hanem a kettős feldolgozás és az ebből eredő adózási kockázatok elkerülése miatt is fontos.

Az adóhivatal számára szükséges-e bejelenteni a számlázó szoftvert? 

A számlázó szoftver használatát már nem kell külön bejelenteni az adóhatóságnak. A korábbi bejelentési kötelezettséget a NAV Online Számla rendszerébe teljesített adatszolgáltatás váltotta fel, így a szükséges információk automatikusan az adóhatóság rendelkezésére állnak.

Különszámunk betekintést nyújt még az alábbi témákba:

• Mit is jelent pontosan az elektronikus számla? 

Szabályozási háttér

• Eltérhetünk-e a jogszabályi követelményektől?

Mik az alapfeltételek? 
Miért nem baj, ha egy vállalat szűkíti a lehetőségeit? 

• Milyen módon érdemes befogadni az elektronikus számlát? 

A feldolgozás automatizáltsági szintje 
Technikai validáció – a számla hitelességének ellenőrzése 
A számla adattartalmának ellenőrzése 
Archiválási folyamat 

• Milyen felelőssége van a számlabefogadónak 
• „És mi van ha…” – Az e-számlázás hétköznapi kérdései 
• Hogyan ellenőrizhető a hash kód? 
• A számlakibocsátónak a hash kódot is meg kell küldenie a vevőnek? 
• Az online számla rendszerben létező elektronikus számla jelölésnek milyen következményei vannak? 
• A pdf-ben érkezett elektronikus számláimat kinyomtatva már papíralapú számlának minősül? 
• Papíron készült, kinyomtatott számla beszkennelt példányát e-mailen továbbítva elektronikus számlának minősül? 
• A partneremmel szóban elegendő megállapodnom az elektronikus számlázásról vagy írásba is kell foglalni? 
• A távnyomtatás elektronikus számlának minősül? 
• A NAV online számlázóból papíralapú számlát e-mailen megküldve elektronikus számlának minősül? 
• Adómentes tevékenységet folytató szervezeteknek is szükséges betartani az elektronikus számlázási követelményeket? 
• A pdf-ben érkezett elektronikus számlára könyvelési információkat rá lehet írni? 
• Az online számlában lévő számlákat miért kell a vállalkozásoknak is megőrizniük? 
• Kell-e jelezni a számlán, hogy elektronikus számla? 
• Papíralapon záradékolt elektronikus számlát hogyan lehet megőrizni? 
• Helyes-e az a folyamat, hogy ha a vevőnk elektronikus számlát kér, akkor elektronikusan aláírt pdf-et küldünk, amennyiben nem, akkor sima pdf-et? 
• Elektronikus aláírással és időbélyeggel együtt ellátott számlákat más tároló eszközre mentjük át. szükséges-e újból aláírni és időbélyeggel ellátni ezeket a számlákat? 
• E-mailen kapott elektronikus számla neve megváltoztatható az archiválás során?
• Amennyiben az ügyfél postafiókja betelik, akkor hogyan lehet számára elektronikus számlát továbbítani?  
• Honnan tudja az adóhivatal, hogy e-mailen pdf-ben kapott egy vállalkozás számlát?